Чаще всего организация мероприятия у бизнеса ассоциируется только с большими тратами. Но если довериться профессионалам, то на событийном маркетинге можно хорошо заработать. Как это сделать, знает Ирина Кирина, основатель рекламного агентства полного цикла Dimirano Group.
«Плата за воздух» и другие особенности организации
Многие компании решаются сами создавать события, чтобы сэкономить бюджет. Но, как показывает практика, это не всегда верный шаг. Например, на стадии подписания договора с площадкой может быть все хорошо и гладко, но за месяц до ивента выяснится, что вам нельзя привлечь своего технического подрядчика по свету, звуку или питанию, поскольку работать здесь можно только с теми, кого аккредитовали. Эти специалисты, как правило, будут стоить в разы выше рынка и неизвестно, какими профессиональными навыками они обладают. Также есть вероятность подписаться на услуги, «вшитые» насильно: охрана, уборка или «плата за воздух». Поэтому процент агентской комиссии часто гораздо выгоднее всплывающих дополнительных непредвиденных трат в день мероприятия.
Например, однажды за месяц до мероприятия выяснилось, что экраны НЕ входят в стоимость аренды площадки. Также отдельно оплачиваются услуги охраны, гардероба и билетеров, которые должны быть по договору обязательно.
Важно понимать, что агентство берет на себя ответственность за каждого подрядчика. Если менеджер не смог предугадать все «подводные камни», клиент не увидит этого в смете. Проблема и ее решение теперь лежит на ивенторах. Поэтому многим только кажется — что такого — организовать событие, справимся силами PR или маркетинг-отдела. А на самом деле агентство экономит время, деньги клиентов, снимает головную боль по продвижению и постпродакшену, а также берет на себя любые несостыковки в организации.
Сколько вешать в граммах и сколько за это платить
Основная статья расходов для ивента — это площадка, она занимает ⅓ бюджета. Тут советуем подойти ответственно и обсудить не только количество мест и их стоимость, но и возможность подъезда, наличие парковки — платной или бесплатной, уточнить вопросы по охране, уборке, наличию и использованию гардероба. Если есть возможность — отказаться от дополнительных трат.
Далее техническая часть — свет, звук, монтаж оборудования, декорации, специалисты на площадке, спецэффекты. Это все зависит от ваших запросов и фантазии режиссера. И здесь лучше довериться ему или организатору, чтобы не навредить. Ведь порой только за счет глубины света, грамотного декора и хорошо настроенного звука можно из самого простого мероприятия сделать качественное событие, которое точно попадет в топ.
Стоимость работы команды зависит от наполнения ивента и желаемой цели, поэтому считается индивидуально. Но чтобы не переплачивать — внимательно изучите кейсы, а не только внешнюю упаковку подрядчиков. Чаще всего именно у серьезных сильных специалистов, которые работают тщательно и профессионально, на очень красивую упаковку просто не остается времени.
Время гибридных мероприятий
Наше агентство Dimirano Group за 13 лет провело уже сотни мероприятий в разных форматах и городах. Корпоративные события, промоакции, ивенты, конференции, церемонии открытия и тд. Но сейчас, как мне кажется, время гибридных мероприятий. Так, например, мы в этом году организовали офлайн шоу-конференцию для врачей и клиник «Пациентократия». В ней мы объединили научную конференцию и яркое представление, а также иммерсивное шоу. Проект стоил порядка 13 миллионов рублей и на данный момент окупил себя в ноль. Но это был лишь этап глобальной маркетинговой стратегии компании известного предпринимателя Дмитрия Фомина. И как быстрый результат уже сейчас — Дмитрия пригласили на федеральный телеканал для съемок шоу, которое раньше выходило на его ютуб-канале. Этот проект с очень долгим послевкусием и финальный кост мы будем фиксировать спустя год в момент продажи билетов на вторую «Пациентократию», но до сих пор в личку прилетают сообщения, что это было великолепно и все ждут его в следующем году.
Поэтому при выборе формата — не ограничивайтесь одним. Это может быть и онлайн, и офлайн. Ведь в наше время цифровизации многим так не хватает живого общения, простых человеческих отношений и чувств. Помните, в любой сфере работают люди,и все они существуют в социуме.
Формат или маркетинг
Если вы работаете с профессионалом, то он подскажет, как правильно составить маркетинговую стратегию, чтобы не «слить бюджет». К сожалению, здесь работает только индивидуальный подход. Как доктор не может выписать лечение без ваших анализов, так и организаторы не могут без сбора анамнеза помочь и предугадать, как будет лучше. Поэтому команда прежде всего проводит большую подготовительную и, можно сказать, исследовательскую работу, чтобы достать из клиентов смыслы, понять, какой же результат они хотят получить в итоге. Какие задачи они на самом деле перед собой ставят (порой они отличаются от тех, что были озвучены изначально), и как мы можем их решить. В некоторых случаях мы даже отправляли своих сотрудников на места. Они работали в компании заказчика, вникали в весь процесс и только потом мы составляли стратегию развития. Вообще, моя мечта, чтобы все реализаторы в ивенте получили дополнительное образование маркетолога, как минимум B2B, чтобы лучше понимать клиента и разговаривать с ним на одном языке.
